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이메일은 업무를 할 때 가장 많이 쓰는 커뮤니케이션 창구 중 하나다. 때문에 이메일 작성은 모든 업무의 기본이다. 당연하지만 그만큼 신경써야 하는 것! 메일만 잘 써도 업무 효율성이 높아질 수 있다. 신입사원을 위한 이메일 작성법 5.

 

 

Chapter 01. 제목은 간결하되 핵심이 들어가게 하자

제목을 쓸 때는 핵심적인 키워드를 선정해야 한다. 제목만으로 본문 내용을 예측할 수 있도록 작성하는 게 좋다. 특히 주로 메일로 커뮤니케이션을 하는 직무의 경우 메일 제목이 명확하지 않으면 수신자가 이를 지나칠 수도 있다. 또 제목에 핵심 키워드를 넣어야 향후 수신자가 필요한 메일을 바로 찾기 좋다.

말머리를 활용하는 것도 좋은 방법. 내부에 보내는 메일은 [중요], [요청], [공유] 등 보내는 목적에 따라 말머리를 활용하자. 외부의 보내는 메일이라면 [잡코리아] 등 회사 이름을 넣는 게 좋다.
 

 

Chapter 02. 참조(CC)인 설정하기

수신인과 참조인 설정을 잘 하는 것도 중요하다. 수신자 즉, 실무자 외에 업무에 영향을 받는 관리자 및 관계자들도 함께 메일을 수신할 수 있어야 하기 때문. 수신자가 다수라면 모두 수신 항목에 포함시키는 것 보다 ‘참조(CC)’기능을 활용하는 게 좋다. CC는 메일 내용과 연관된 사람으로 주로 실무자의 업무를 파악해야 하는 상사이거나 함께 프로젝트를 진행하는 동료를 설정하는 게 보통이다.

또 숨은 참조(Bcc)는 수신자에게 참조자를 숨기고 싶을 때 사용하는 기능이다. 신입사원은 CC를 통해 메일을 받았다면 모든 메일을 그냥 지나치지 말고 꼼꼼히 살펴보자. 업무의 흐름과 방향을 빠르게 파악할 수 있을 것이다.
 

 

Chapter 03. 메일 상에서 예의도 중요하다

업무 메일은 수신자의 직급에 상관없이 예의와 격식을 갖춰 써야 한다. 불필요한 내용은 최소화하고 간결하게 작성해 메일의 가독성을 높이는 것도 관건! 제일 먼저 첫인사와 본인의 소속을 밝힌 후 본론, 끝인사를 마무리로 메일의 내용을 구성해야 한다. 기일이 정해진 회신 요구 시에는 기한을 꼭 명시하자. 중요한 내용 및 날짜, 장소 등은 따로 볼드체를 표시하는 게 바람직하다. 무엇보다 오탈자 확인은 필수이니 전송 전 내용 검토는 필수다.

너무 딱딱한 분위기가 싫다면 바로 본론에 들어가는 것보다 계절 인사 등을 통해 본인의 센스를 보여주는 것도 좋다. 다만 선을 넘지 않도록 주의할 것. 그리고 조금은 번거롭더라도 즉각적인 회신이 어려울 경우 간단한 확인 메일 정도로 회신하는 것도 좋다.
 

 

Chapter 04. 첨부파일 확인하기

첨부파일 역시 메일 제목과 같이 수신자의 입장에서 한 눈에 정보를 알 수 있게끔 ‘파일명’을 작성해야 한다. 굳이 파일을 저장해 창을 열지 않아도 파일명을 확인 후 어느 정도 내용을 파악할 수 있기 위함이다. 외부에 첨부파일을 보낸다면  회사명, 파일 내용, 날짜 순으로 작성하자. 회사 내부에 첨부파일 전달 시, 소속, 파일 내용, 작성자, 날짜를 함께 작성하는 것도 좋은 방법 중 하나다.
 

 

Chapter 05. 이메일 서명 빼먹지 않기

이메일에서 서명이란 본인의 명함과도 같다. 특히 외부에 메일을 보낼 때 발신자가 메일내용에 대한 문의사항 발생 시, 바로 문의할 수 있도록 돕는 게 서명이다. 서명에는 반드시 회사명을 비롯해 이름, 직급, 소속 팀, 회사 주소, 이메일 주소, 전화번호까지 들어가야 완성된다. 필요한 경우 웹사이트 등도 포함할 수 있다.